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Publicação Atos Oficiais: Edição 2.782, de 9.1.25 - p. 7

DECRETO N° 12.425, DE 1º DE JANEIRO DE 2025
Dispõe sobre a localização e rastreio de processos administrativos no âmbito da Administração Pública Municipal.

FRANKLIN DUARTE DE LIMA, Prefeito do Município de Valinhos, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 80, inciso VIII, da Lei Orgânica do Município, e

CONSIDERANDO a importância de garantir a continuidade e a eficiência dos serviços públicos, bem como a necessidade de promover a transparência e o controle na gestão dos processos administrativos, especialmente durante o processo de transição entre gestões municipais; e

CONSIDERANDO a necessidade de realizar um levantamento completo e atualizado do acervo documental do Município, com o objetivo de garantir sua segurança, integridade e rastreabilidade,

D E C R E T A :

Art. 1º A partir da data de publicação deste Decreto, fica determinado que os Secretários Municipais adotem as providências necessárias para a localização e rastreio de todos os processos administrativos, físicos e não físicos, no âmbito de suas respectivas pastas.
 
Art. 2º Para o cumprimento do disposto no art. 1º, os Secretários Municipais deverão elaborar relatório detalhado, identificando e descrevendo qualquer inconsistência encontrada no acervo de processos administrativos de cada unidade e subunidade sob sua responsabilidade.
§ 1º  Entende-se por inconsistência:
I - inexistência do processo administrativo que conste no respetivo acervo;
II - discrepância entre a localização real do processo administrativo em relação à indicação no respetivo acervo; e
III -  falta de folhas, documentos ou anexos cuja existência fora certificado em algum momento no respectivo processo administrativo.
§ 2º O Secretário Municipal só deve denunciar o extravio de um processo quando esgotar todas as possibilidades de localização, inclusive em outras unidades ou subunidades por onde o processo possa ter sido encaminhado em razão do assunto.
 
Art. 3º Os relatórios de localização e rastreamento dos processos administrativos deverão ser apresentados em 7 (sete) dias úteis à Secretaria de Administração, para fins de compilação e auditoria.
§ 1º Os relatórios que apontem inconsistências ensejarão a apuração por autoridade competente para identificação de responsabilidade e para as providências cabíveis.
§ 2º A localização dos processos que estejam fisicamente em unidades ou subunidades diferentes da sua origem deverá ser informada nos relatórios.
§ 3º Os processos administrativos localizados fisicamente que não possuírem o devido registro no acervo deverão ser recadastrados e integralmente digitalizados no sistema próprio.
§ 4º O prazo fixado no caput poderá ser prorrogado mediante solicitação formal do Secretário Municipal, devidamente justificado e acompanhado de relatório parcial, para apreciação do Prefeito.
 
Art. 4º Todos os integrantes de cada unidade e subunidade administrativa deverão colaborar para a realização do relatório, sendo que o descumprimento das disposições deste Decreto implicará a apuração de responsabilidades, com aplicação das sanções administrativas cabíveis, nos termos da legislação vigente.

Art. 5º Este Decreto entra em vigor em 1º de janeiro de 2025, revogando-se as disposições em contrário.

Valinhos, 1º de janeiro de 2025.

FRANKLIN DUARTE DE LIMA
Prefeito Municipal

THIAGO EDUARDO GALVÃO CAPELLATO
Secretário de Assuntos Jurídicos
 
Redigido e lavrado consoante os elementos constantes no Processo Administrativo nº 33/25 – PMV.
 
Evandro Régis Zani
Diretor do Departamento de Gestão em Legística

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