Publicação: Boletim Municipal nº 1.617 - 26/01/2018

DECRETO N° 9.693, DE 24 DE JANEIRO DE 2018

Institui a Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais e dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal.

ORESTES PREVITALE JÚNIOR, Prefeito do Município de Valinhos, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 80, inciso VIII, da Lei Orgânica do Município,

CONSIDERANDO a necessidade de agilizar as comunicações administrativas e aperfeiçoar as atividades arquivísticas dos órgãos da Administração Pública Municipal, visando a implantação da política de Gestão de Documentos Municipais;

CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada no arquivo da Municipalidade, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica;

CONSIDERANDO o relevante interesse público na conservação de documentos públicos municipais, nos termos do art. 216 da Constituição Federal, da Lei Federal nº 8.159/91, do Decreto Municipal nº 6.681/06 e das Resoluções ns. 05/96 e nº 40/2014 do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, referentes à eliminação de documentos públicos;

CONSIDERANDO a responsabilidade dos órgãos da Administração Municipal na proteção e conservação dos documentos de valor probatório, informativo, cultural e histórico;

CONSIDERANDO a importância da definição de normas que assegurem a preservação de documentos produzidos pela Administração Pública Municipal, em particular dos documentos do Poder Executivo Municipal, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação;

CONSIDERANDO que a eliminação de documentos será normatizada no Poder Executivo Municipal por meio de Tabela de Temporalidade;

CONSIDERANDO que há necessidade de orientar os órgãos do Poder Executivo Municipal em relação à eliminação premente de documentos públicos, exigindo a solução de questões técnicas, administrativas e legais de modo diferenciado nas áreas distintas da Administração Municipal;

CONSIDERANDO os elementos constantes nos autos do processo administrativo n° 8.606/2002-PMV,

DECRETA:

Art. 1º. É instituída a Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, grupo permanente e multidisciplinar formado por representantes dos órgãos públicos municipais, em conformidade com as disposições emergentes do presente Decreto.

§ 1°. A Comissão ora instituída será presidida pelo titular do Departamento de Arquivo.

§ 2º. O mandato dos membros da presente Comissão será de 02 (dois) anos, podendo ser reconduzidos.

§ 3º. Os integrantes da Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais deverão ser servidores em cargo efetivo com conhecimento da estrutura organizacional, das funções exercidas e da produção e tramitação de documentos nas respectivas áreas de atuação.

Art. 2º. A Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais é responsável pela aplicação e atualização das tabelas de temporalidade de documentos em suas respectivas áreas de atuação, bem como pela avaliação de documentos a serem eliminados, devendo instituir Subcomissões Internas para auxiliar nos procedimentos estabelecidos neste Decreto.

Parágrafo único. Os servidores que integrarem as subcomissões deverão ser identificados nominalmente, com cargo e lotação, formalizando-se as indicações junto ao Presidente de Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais.

Art. 3º. A Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais terá as seguintes competências:

I. aprovar as amostragens e a seleção de documentos previamente destinados à eliminação apresentados pelos representantes dos órgãos públicos municipais;

II. dirimir as dúvidas relativas à destinação final dos documentos públicos municipais;

III. reunir, avaliar, adequar e aprovar as propostas de alteração das Tabelas de Temporalidade, incumbindo-se de sua atualização;

IV. supervisionar as atividades de avaliação, transferências e recolhimentos de documentos, de acordo com as Tabelas de Temporalidade.

Art. 4º. Compete às Subcomissões Internas:

I. promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;

II. elaborar a proposta de alteração do Quadro de Classificação de Documentos e de Tabela de Temporalidade, relacionada aos documentos produzidos e acumulados pelo respectivo órgão municipal, encaminhando-a para apreciação e aprovação da Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, atualizando-a sempre que necessário;

III. deferir as propostas de eliminações de documentos correspondentes à sua área de atuação e ao recolhimento de documentos de valor permanente, a serem encaminhados para homologação à Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais;

IV. acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos de documentos na sua área de atuação;

V. solicitar a colaboração de servidores auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou do seu volume;

VI. indicar um ou mais de seus membros para presenciar a eliminação dos documentos públicos municipais, objeto de deferimento pela Comissão, lavrando a respectiva ata.

Art. 5º. A Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais poderá solicitar a constituição de grupos de trabalhos auxiliares, bem como convocar especialista identificado com as áreas cujos documentos estiverem organizados ou avaliados.

Art. 6º. A eliminação de documentos nos órgãos e entidades da Prefeitura do Município de Valinhos ocorrerá após concluído o processo de avaliação realizado pela Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, e deverá ser efetuada nos prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade, sendo efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos neste Decreto.

Art. 7º. Os documentos públicos municipais são aqueles registrados no Protocolo Geral da Prefeitura, além dos demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração Pública Municipal, no desempenho de suas atribuições e que possuem valor probatório, administrativo, informativo e cultural, mesmo que não constituam protocolados.

Art. 8º. O processo de avaliação da massa documental acumulada nos arquivos de órgãos municipais deverá ser iniciado com identificação e separação dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela administração pública até o ano de 1977, para preservação definitiva, ficando proibida sua eliminação.

Art. 9°. A segunda etapa do processo de avaliação da massa documental é a identificação e separação dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos públicos municipais, posteriores ao ano de 1.977, devendo cumprir os prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos.

§ 1º. Para efetuar a eliminação de documentos que já cumpriram os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão ser observados os procedimentos definidos neste Decreto.

§ 2º. Os documentos intermediários que ainda aguardam o cumprimento de prazos de guarda prescricionais ou precaucionais, deverão permanecer no próprio órgão gerador.

§ 3º. Os documentos destinados à guarda permanente poderão ser recolhidos ao Departamento de Arquivo, após o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, observados os procedimentos definidos no Decreto nº 6.681/2008.

Art. 10. As propostas de eliminação de documentos públicos serão submetidas à aprovação formal da Comissão Especial de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, para homologação.

Art. 11. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de ata circunstanciada em forma de listagem de eliminação de documentos, edital de ciência de eliminação de documentos e termo de eliminação de documentos.

Art. 12. A Listagem de Eliminação de Documentos será redigida em três vias, tendo por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e seguirá fielmente os elementos constantes no ANEXO I do presente Decreto.

Parágrafo único. As vias da Listagem de Eliminação de Documentos serão arquivadas da seguinte forma:

I. 1ª via: destinada ao processo administrativo referente à eliminação dos documentos;

II. 2ª via: destinada ao órgão solicitante;

III. 3ª via: destinada ao Departamento de Arquivo para o devido controle.

Art. 13. O edital de ciência de eliminação de documentos será redigido em única via, tendo por objetivo dar publicidade em periódicos oficiais ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda e seguirá fielmente os elementos constantes no ANEXO II do presente Decreto.

Art. 14. O termo de eliminação de documentos será redigido em três vias, tendo por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação e seguirá fielmente os elementos constantes no ANEXO III do presente Decreto.

Parágrafo único. As vias do Termo de Eliminação de Documentos serão arquivadas da seguinte forma:

I. 1ª via: destinada ao processo administrativo referente à eliminação dos documentos;

II. 2ª via: destinada ao órgão solicitante;

III. 3ª via: destinada ao Departamento de Arquivo para o devido controle.

Art. 15. A eliminação de documentos públicos será efetuado por fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

§ 1º. O processo de eliminação de documentos deverá ser obrigatoriamente supervisionado pelo servidor integrante da Comissão Especial de Eliminação de Documentos Municipais da unidade responsável e de integrante do Departamento de Arquivo.

§ 2º. A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

§ 3º. Qualquer receita originada pela eliminação dos documentos será revertida, através de recolhimento por guia própria, a favor da Prefeitura do Município de Valinhos.

Art. 16. Os procedimentos a serem observados quando da eliminação de documentos serão estabelecidos na forma dos Anexos I, II e III deste Decreto.

Art. 17. Fica proibida a eliminação de quaisquer documentos pelos órgãos públicos municipais sem a aprovação da Comissão Especial de Avaliação de Documentos Municipais e de suas Subcomissões, nos termos deste Decreto.

Art. 18. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social, na forma do art. 25 da Lei Federal nº 8.159/1991, ficando vedada a terceirização da guarda de documentos públicos municipais, sem a prévia consulta ao Departamento de Arquivo.

Art. 19. O Departamento de Arquivo promoverá nos termos do art. 5º da Constituição Federal e da Lei Federal 8.159/1991, o acesso, a difusão e a publicação de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.

Parágrafo único. Caberá aos órgãos responsáveis pela custódia dos documentos públicos municipais tomar as providências necessárias para assegurar o direito de acesso pleno às informações neles contidas, ressalvadas aquelas de caráter sigiloso, nos termos da lei.

Art. 20. A eliminação de documentos poderá ser proposta por qualquer órgão municipal, ficando a cargo da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais estabelecer os procedimentos técnicos e administrativos, tendo em vista a Resolução nº 40/2014 do Conselho Nacional de Arquivos.

§ 1º. A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais publicará na Imprensa Oficial do Município a Listagem de Eliminação de Documentos (anexo I) e o Edital para Eliminação de Documentos (anexo II) decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9º da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

§ 2º. Na ausência de edição da Imprensa Oficial do Município, as publicações referidas neste artigo serão feitas em outro veículo de divulgação local.

§ 3º. Os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.

Art. 21. As propostas de eliminação de documentos ficarão sob a guarda definitiva do Departamento de Arquivo e serão consideradas como registros oficiais das eliminações de documentos.

§ 1º. Constarão como integrantes das propostas de eliminação de documentos encerradas, além dos itens relacionados nos artigos 12, 13 e 14, deste Decreto, as respectivas listagem de eliminação de documentos, cópia do edital de ciência de eliminação de documentos e termo de eliminação de documentos, além de outros documentos que se fizerem necessários.

§ 2º. Deverá constar para consulta no Sistema Informatizado de Protocolo da Prefeitura de Valinhos, as informações relativas aos atos oficiais de eliminação de documentos protocolados.

Art. 22. O trabalho dos integrantes das Comissões criadas por este Decreto não serão remunerados, e serão prestados sem prejuízo das atividades próprias dos cargos, sendo considerados como de serviços públicos relevantes, devendo ser nomeados, no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da publicação deste ato.

Art. 23. São integrantes do presente Decreto os seguintes anexos:

I. Anexo I – Listagem de Eliminação de Documentos;

II. Anexo II – Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;

III. Anexo III – Termo de Eliminação de Documentos.

Art. 24. As despesas decorrentes da execução deste Decreto serão suportadas por verbas próprias, consignadas em orçamento.

Art. 25. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 26. Revoga-se o Decreto n° 8.526, de 24 de outubro de 2013.

Prefeitura do Município de Valinhos,

aos 24 de janeiro de 2018, 122° do Distrito de Paz,

63° do Município e 13° da Comarca.

ORESTES PREVITALE JÚNIOR

Prefeito Municipal

JOSÉ LUIZ GARAVELLO JUNIOR

Secretário de Assuntos Jurídicos e Institucionais

OSVALDO MOLON FILHO

Secretário de Patrimônio e Arquivo Públicos

Redigido e lavrado consoante os elementos constantes do processo administrativo nº 8.606/2002-PMV.

Marcus Bovo de Albuquerque Cabral

Diretor do Departamento Técnico-Legislativo

Secretaria de Assuntos Jurídicos e Institucionais

Anexo II – Decreto n° 9.693/17